仕事量を減らす

クライアントの新人の事務の方から

こんな話が

「ミスを減らそうと思って

エクセルでこんな表を

作ってみたんですけど

どうですか？」

そこには

その方なりに

各請求ごとに、請求のタイミングや金額など

表示させれていた。

「これに計算式やリンクをして、

簡単に金額が出るようにしたいんです」

「でも私、エクセルの使い方が全然わからないですけど」

「エクセルの使い方を教えてください」って

ん～

結果、私のアドバイスとしては

「計算式とかリンクを張らないほうがいいんじゃない？」

「その表は自分用のメモでいいじゃない？」

と伝えた。

理由はたくさんあって

まず、

①その業務自体、

　他の人はそれほどミスなくこなしていた

②ミスが多いのは自分のせいではなく

　システム（帳票）が整備されてないことを

　理由にしていた。

③その人が業務を理解していないのに

　その人が考える表をつくる意味が良くわからなかった。

④エクセルになれていない人が

　エクセルで金額を管理すると

　数式が抜けたり、消したりと

　逆にミスが増えるから

⑤その表をつくることが仕事になってしまい

　仕事が１つ増えることになってしまうから

などなど

このように

管理の人は

管理するため、全体を把握するためと

安易に書類を増やしてしまうことがよくある。

しかし、作ることに時間がかかる割には

得られる情報が少ない場合が多い。

また、別の表で違う形で把握できる場合が多い。

それだけに、書類が増えてしまっていることで

単純に仕事が増えてしまっている。

だから、

ある１点しか見えていない状態で

むやみに書類を増やすと

多くの人に迷惑をかけてしまう。

いわゆる「基幹業務」を

単純な問題に考えてしまうと

とんでもなく

仕事を増やすことになる。

この手の作業を考える場合。

１つ書類を増やすのではなく、

書類をまとめたりなど

管理する書類全体（基幹業務全体）

を見直す必要がある。

よく考えて！

企業にとって

管理書類を作ることが

目的ではないはず。

管理する書類はシンプルでいいんだから。

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著者プロフィール
大坂寿徳（toshinori osaka）

バリ島在住6年目の海外起業家
観光やビジネシス情報
今思うことを自由に発信
海外で起業したい人の参考になれば
現在バリ島にて不動産およびコンサルティング業
を経営

日本とインドネシアの会社法と民法が詳しい
数少ない日本人


以前日本では保険代理業（事業売却済み）
外資、会計コンサルティング会社、
不動産業、学生企業（PR会社）などを経験

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