2008
03.17

仕事量を減らす

Management

クライアントの新人の事務の方から

こんな話が

「ミスを減らそうと思って

エクセルでこんな表を

作ってみたんですけど

どうですか?」

そこには

その方なりに

各請求ごとに、請求のタイミングや金額など

表示させれていた。

「これに計算式やリンクをして、

簡単に金額が出るようにしたいんです」

「でも私、エクセルの使い方が全然わからないですけど」

「エクセルの使い方を教えてください」って

ん~

結果、私のアドバイスとしては

「計算式とかリンクを張らないほうがいいんじゃない?」

「その表は自分用のメモでいいじゃない?」

と伝えた。

理由はたくさんあって

まず、

①その業務自体、

 他の人はそれほどミスなくこなしていた

②ミスが多いのは自分のせいではなく

 システム(帳票)が整備されてないことを

 理由にしていた。

③その人が業務を理解していないのに

 その人が考える表をつくる意味が良くわからなかった。

④エクセルになれていない人が

 エクセルで金額を管理すると

 数式が抜けたり、消したりと

 逆にミスが増えるから

⑤その表をつくることが仕事になってしまい

 仕事が1つ増えることになってしまうから

などなど

このように

管理の人は

管理するため、全体を把握するためと

安易に書類を増やしてしまうことがよくある。

しかし、作ることに時間がかかる割には

得られる情報が少ない場合が多い。

また、別の表で違う形で把握できる場合が多い。

それだけに、書類が増えてしまっていることで

単純に仕事が増えてしまっている。

だから、

ある1点しか見えていない状態で

むやみに書類を増やすと

多くの人に迷惑をかけてしまう。

いわゆる「基幹業務」を

単純な問題に考えてしまうと

とんでもなく

仕事を増やすことになる。

この手の作業を考える場合。

1つ書類を増やすのではなく、

書類をまとめたりなど

管理する書類全体(基幹業務全体)

を見直す必要がある。

よく考えて!

企業にとって

管理書類を作ることが

目的ではないはず。

管理する書類はシンプルでいいんだから。










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著者プロフィール
大坂寿徳(toshinori osaka)

バリ島在住6年目の海外起業家
観光やビジネシス情報
今思うことを自由に発信
海外で起業したい人の参考になれば
現在バリ島にて不動産およびコンサルティング業
を経営

日本とインドネシアの会社法と民法が詳しい
数少ない日本人


以前日本では保険代理業(事業売却済み)
外資、会計コンサルティング会社、
不動産業、学生企業(PR会社)などを経験

バリ島への移住、不動産探し、銀行口座開設
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